Modulo Gestione Documentale
Sistema di classificazione, estrazione e distribuzione documentale.
Riduzione dei tempi connessi alle attività di archiviazione, miglioramento dell'efficienza aziendale interna ed esterna.
Principio di funzionamento:
- Si attiva il processo di
protocollazione nuovo file (documento):
- Viene selezionato il file che si desidera archiviare tramite una finestra che naviga la vostra rete aziendale.
- Vengono richiesti i dati (categoria dell'albero, descrizione, campi aggiuntivi ecc...).
- Viene fatta una copia del file nelle cartelle di sistema.
- Maschera principale per effettuare una ricerca tra i documenti protocollati.
- Albero gerarchico delle categorie.
- Campi aggiuntivi (sempre oggetto di ricerca) per arricchire di informazioni i documenti protocollati.
- Per avviare la ricerca
Il valore aggiunto di questo modulo rispetto ad altri software in commercio è che le funzionalità sono perfettamente integrate in un contesto di CRM.
Per ritrovare un documento è possibile cercarlo tramite il motore di ricerca del modulo come pure selezionare il relativo contatto, attività ed azione.
I vantaggi dall'utilizzare un software di gestione documentale sono:
- Riduzione volumetrica degli archivi fisici dei documenti cartacei.
- Facilità e rapidità di consultazione con notevole risparmio di tempo.
- Arricchimento dei sistemi informativi aziendali con contenuti multimediali, immagini da scanner e fax, documenti Office ecc..
- Distribuzione della conoscenza aziendale.
- Garanzia di conservazione.