Sistema di classificazione, estrazione e distribuzione documentale.
Tutti i client della intranet
aziendale potranno effettuare ricerche e visualizzare i documenti.
Riduzione
dei tempi connessi alle attività di archiviazione, miglioramento dell'efficienza
aziendale interna ed esterna.
Principio di
funzionamento:
- Si attiva il processo di protocollazione nuovo file
(documento):
- Viene selezionato il file che si desidera archiviare tramite una finestra
che naviga la vostra rete aziendale.
- Vengono richiesti i dati (categoria dell'albero, descrizione, campi
aggiuntivi ecc...).
- Viene fatta una copia del file nelle cartelle di sistema.
- Maschera principale per effettuare una ricerca tra i
documenti protocollati.
- Albero gerarchico delle categorie.
- Campi aggiuntivi (sempre oggetto di ricerca) per arricchire
di informazioni i documenti protocollati.
- Per avviare la ricerca
Il valore aggiunto di questo modulo rispetto ad
altri software in commercio è che le funzionalità sono perfettamente integrate
in un contesto di CRM.
Per ritrovare un documento è possibile
cercarlo tramite il motore di ricerca del modulo come pure selezionare il
relativo contatto, attività ed azione.
I vantaggi dall'utilizzare un
software di gestione documentale sono:
- Riduzione volumetrica degli archivi fisici dei documenti cartacei.
- Facilità e rapidità di consultazione con notevole risparmio di tempo.
- Arricchimento dei sistemi informativi aziendali con contenuti multimediali,
immagini da scanner e fax, documenti Office ecc..
- Distribuzione della conoscenza aziendale.
Garanzia di conservazione.
